Аренда автомобиля без экипажа
15.08.2019
Во многих организациях при решении производственных вопросов возникает необходимость в автотранспорте. Его можно приобрести, но расчёты часто показывают, что это нецелесообразно. Выгоднее оказывается аренда легкового автомобиля без экипажа, которую можно оформить в компании «Элемент». Перед руководителем, принявшим решение взять авто напрокат, и главным бухгалтером встают очередные вопросы, на этот раз — технического характера. Как правильно оформить документы? Как исчисляются налоги? Каковы особенности бухгалтерского учёта при оформлении аренды авто? Развёрнутые ответы — в этой статье.
Документы
Аренду транспортного средства для нужд компании оформляют договором в письменной форме. В него включают исчерпывающие сведения об арендуемом автомобиле, которые должны соответствовать информации из документов на машину. Указывают иные существенные данные — в частности, срок аренды, размер арендной платы, порядок расчётов, ответственность за нарушение сторонами своих обязательств. Полный перечень нормативных требований к договору аренды авто содержится в статьях 642-649 Гражданского кодекса РФ.
Расходы организации на совершение арендных платежей отражают на основе заключенного договора. Возможно оформление акта аренды авто на ежемесячной основе и последующее отражение расходов на его основе.
Для корректного отражения затрат на горюче-смазочные материалы потребуются путевые листы, которые должны быть заполнены надлежащим образом. В 1997 году Госкомстат утвердил форму таких листов. Порядок их заполнения уточнил Минтранс, издав в 2008 году соответствующий приказ. В 2017 году начали действовать новые приказы Минтранса, изменяющие порядок оформления путевых листов. По действующим нормативным требованиям эти документы должны содержать сведения о:
- сроке, в течение которого действует лист;
- автомобиле;
- собственнике машины;
- водителе;
- предрейсовой проверке технического состояния авто;
- дате и времени выезда из гаража и возвращении в него;
- показаниях одометра автомобиля, снимаемых при выезде из гаража и возвращении в него;
- дате и времени медицинского осмотра водителя — пред- и послерейсового.
Обратите внимание: печать компании или индивидуального предпринимателя по действующим правилам в путевые листы можно не ставить.
Налоги
Транспортный налог при оформлении аренды автомобиля без экипажа у юридического лица платить не придётся. Статья 357 Налогового кодекса РФ возлагает соответствующую обязанность на того, на кого зарегистрирован автомобиль, в данном случае — на нашу компанию.
Дополнительные страховые взносы в Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования уплачивать также не придётся. Причина — в том, что автомобиль арендуется без экипажа, а значит, услуга управления машиной не оказывается.
Расходы компании на оплату аренды авто можно учитывать при расчёте налога на прибыль. Есть обязательное условие: это возможно, если автомобиль применяется для деятельности, связанной с производством и реализацией продукции, перепродажей товаров, оказанием услуг. Учитывать можно и затраты на эксплуатацию авто (мойку, приобретение запчастей, другие операции) — при условии, что они подтверждены документально.
Бухгалтерский учёт
Для начала корректного бухгалтерского учёта после заключения договора аренды нужно оформить акт приёма-передачи основных средств, который подписывают арендатор и арендодатель.
В 2000 году была принята Инструкция по использованию Плана счетов бухгалтерского учёта. В соответствии с этим документом машину, взятую напрокат, учитывают на забалансовом счёте 001, который называется «Арендованные основные средства». Для целей оценки используют суммы, зафиксированные в договоре аренды. После того, как этот договор прекратит своё действие, основные средства (в нашем случае — автомобиль) списывают с забалансового счёта 001.
Списание арендной платы осуществляют по-разному. В каждом конкретном случае это зависит от того, для какой деятельности применяют транспортное средство, взятое в аренду.
Если автомобиль используют для деятельности, связанной с производством и реализацией продукции, оказанием услуг, перепродажей товаров, расходы на его аренду учитывают в составе затрат, совершаемых по основным видам деятельности. Не имеет значения, когда именно фактически уплачивались средства в счёт аренды — расходы учитывают в том отчётном периоде, в котором они должны иметь место по контракту с арендодателем.
